Secretos de productividad del autor del popular servicio de gestión de tareas Todoist

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El autor de Todoist, Amir Salihefendic (Amir Salihefendic), ha desarrollado su propio sistema de productividad, que desde hace 9 años lo ayuda a lograr objetivos sin estrés. Hoy, Amir hablará sobre su sistema y su integración con Todoist.

La mayoría de las personas no quieren optimizar su flujo de trabajo, dejar que todo se arriesgue y esperar lo mejor. Pero si hay un sistema, puede maniobrar entre una multitud de tareas, establecer prioridades y no sentirse abrumado.

Llamé Systemist a mi sistema de productividad. Se me ocurrió, y en base a todoist, en 2007. En ese momento, vivía en un albergue en Aarhus (Dinamarca) y estudié informática. Tenía dos trabajos secundarios y muchos proyectos personales. Me sentí sobre entrenado y desorganizado. Todo cambió cuando la idea sistémica vino a la mente.

¿Qué me ayudó a lograr este sistema?

  1. Establecer Doist Ltd. y desarrollar un producto que permita a las personas lograr resultados sorprendentes.
  2. Combina con éxito las responsabilidades del fundador y CEO. Todavía tengo tiempo y no me siento demasiado cansado. La compañía emplea a 50 personas, y casi ninguna de ellas me vio agotada.
  3. Todos los días, identifique los aspectos prioritarios del flujo de trabajo y siempre recuerde las cartas, reuniones y proyectos importantes.
  4. Disfrutar de la vida fuera del trabajo: pasar tiempo con mi esposa, viajar, autoeducarme y practicar deportes, controlar la salud.

El equilibrio entre el trabajo y la vida personal es la clave de la eficacia personal.

El sistematista funciona mejor con Todoist. Pero puede utilizar cualquier otro programa y servicios de administración de tareas. Los principios básicos del sistema son mucho más importantes que las herramientas específicas.

6 principios del sistematismo.

1. Aplicar en todas partes

El sistema y el sistema para usarlo en cualquier lugar y en cualquier lugar. Debe tener acceso al programador desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar.

Hemos hecho un gran esfuerzo para que Todoist esté disponible en todo el mundo. Recomiendo instalarlo (u otra aplicación similar) en todos los dispositivos y plataformas que tenga: teléfono, tableta, computadora portátil, navegadores, etc.

2. Aplicar alrededor

El sistema funciona si cubre todos los aspectos de la vida personal y profesional. Esto te dará libertad. Usted controlará todo lo importante y no se olvidará de cosas como reunirse con un cliente o comprar un regalo a un ser querido.

Casi todas mis actividades están simplificadas. En particular, sistematicé:

  1. Próximos eventos (reuniones dentro y fuera de la empresa).
  2. Proyectos complejos, divididos en muchas pequeñas etapas.
  3. Tareas repetitivas para controlar proyectos a largo plazo.
  4. Correo electrónico (si no puedo responder al correo electrónico de inmediato, conviértalo en una tarea utilizando Todoist for Gmail).
  5. Mensajes sobre errores, si su eliminación está vinculada a mí.
  6. Lista de lanzamientos (compartidos con colegas).
  7. Lista de la compra (compartida con su esposa).
  8. Páginas web en las que no puedo realizar acciones de forma inmediata. Por ejemplo, una página de producto de Amazon.com (aún no he decidido si comprar o no), una página de película en IMDb que quiero ver o un artículo que quiero leer más adelante. Por todo esto, uso Todoist para Chrome.
  9. Tareas relacionadas con la salud (asistencia semanal al gimnasio y ejercicios de carrera).

3. Divida las tareas grandes en tareas pequeñas.

Una pequeña tarea es más fácil de realizar. Por lo tanto, siempre divida los proyectos grandes en pequeñas subtareas que pueden realizarse en una hora (o menos). En primer lugar, ayudará a comprender cuánto tiempo le lleva hacer esto o aquello. Y en segundo lugar, verás progreso.

Es importante que la tarea sea factible. Debes poder implementar lo que enumeras.

4. Establecer prioridades

Todos los días realizo de 15 a 25 tareas. Son los más importantes en la actualidad.

En Todoist, priorizar es fácil. Así es como lo hago:

  1. Asegúrese de establecer un plazo dentro del cual se debe completar el caso. Establecí tareas importantes para hoy o mañana, y para asuntos sin importancia para el futuro.
  2. Designo niveles de priorización. Hay cuatro de ellos en Todoist. El servicio clasifica automáticamente las tareas según su importancia.
  3. Para enfatizar aún más la importancia de la tarea, uso etiquetas como @high_impact. Con ellos es conveniente hacer un seguimiento de cuántas tareas importantes se realizan en un día.

5. Vacíe su lista de tareas diarias

Antes de comenzar a usar la regla de "0 Bandeja de entrada", el caos reinaba en mi correo electrónico. Me sentía fatal cada vez que tenía que romper los escombros.

Para administrar tareas, uso una regla similar: "0 tareas en la lista de tareas pendientes".

Si no tiene tiempo para hacer todo lo que ha planeado para el día, no transfiera las tareas restantes al día siguiente. Mejor es cero la lista de tareas y hacer un nuevo plan. Esto le permitirá resumir los resultados intermedios, comprender dónde se encuentra y volver a establecer prioridades.

6. Siempre recibe comentarios

La mayoría de los sistemas de gestión del tiempo se centran en lo que se necesita hacer, no en lo que ya se ha hecho. ¿Pero cuál es el punto si no ves tu progreso y no entiendes lo productivo?

Por lo tanto, creamos Todoist Karma. Le permite rastrear, visualizar y mejorar la productividad personal.

Todoist Karma como mini-juego: completa tareas, consigue puntos y ve cómo crecen las tablas de colores. Esto es muy emocionante, especialmente para los novatos en la gestión del tiempo. Para hacerlo aún más interesante, puede establecer no solo objetivos diarios, sino también semanales, así como compartir los resultados en las redes sociales, lo que aumenta el nivel de responsabilidad.

Consejos adicionales

Trabajar con e-mail

  1. Revisar el correo electrónico dos veces al día. Por ejemplo, por la mañana y por la tarde.
  2. Apunta a una bandeja de entrada vacía.
  3. Si es posible, responde a la carta inmediatamente. Si no, conviértalo en una tarea, asegúrese de especificar la fecha límite y la prioridad.
  4. Desactivar notificaciones en todos los dispositivos. Esto ayudará a no ser distraído.

Trabajar con mensajeros

Los mensajeros son asesinos de rendimiento, tiran y distraen. Los estudios muestran que el empleado de oficina promedio pasa un promedio de más de dos horas al día en distracciones y recesos. Esto significa que la semana laboral aumenta en más de 10 horas, porque la cantidad de trabajo no se reduce.

  1. Combina correspondencia en mensajería instantánea con navegación por internet. Cuando solo necesite trabajar (escribir un informe, dibujar un diseño, etc.), cierre las aplicaciones de chat.
  2. Procesar mensajes con paquetes: abrieron el mensajero, leyeron todo, respondieron todos y volvieron a cerrar.
  3. Desactiva los mensajeros instantáneos en tu teléfono móvil.

Según Salihafendik, este sistema lo ayuda a estar enfocado, sensible y saludable.

Escriba en los comentarios lo que piensa sobre Systemist y comparta sus secretos de productividad.

Imagen: flil / shutterstock.com
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