"0 entrante": un sistema claro para mantener cero la bandeja de entrada

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Después de leer este artículo, te convertirás en el rey de los correos electrónicos. Honestamente

El correo electrónico para muchos sigue siendo una herramienta de trabajo no asignado y un sufrimiento diario. Alguien tiene siete cartas entrantes, y ahora las desarmará rápidamente. Alguien tiene 46 bandejas de entrada, pero también las barrerá en un día porque está acostumbrado. Para cada persona hay un cierto umbral para la cantidad de correos electrónicos entrantes por día, que puede manejar sin demorar el procesamiento al día siguiente y, en consecuencia, sin crear bloqueos en la caja electrónica. Puedes llamar a este umbral "natural".

Si hay más cartas de las que una persona puede manejar, entonces necesita cambiar su enfoque de la administración del correo electrónico. Esto aumentará el umbral al valor requerido en un caso particular. ¿Necesitas procesar 100 correos electrónicos al día? Así que puedes y 100, solo usa el método correcto para trabajar con el correo. Cual de ellas Ahora dile.

El único indicador de que una persona se hace cargo del correo es cero entrante al final de la jornada laboral. El principio clave del procesamiento competente de entrada es la comprensión de la carta que se encuentra frente a usted. Primero debe aprender a clasificar claramente las letras y saber qué hacer con cada tipo.

Todas las letras entrantes se pueden dividir en siete categorías:

  1. No hay necesidad de responder, no hay necesidad de leer. Hay dos formas de tales cartas: archivo o eliminación. Si recibe otro boletín que nunca ha leído, hágase un favor: anule la suscripción. Una acción a cambio de deshacerse de docenas de esas cartas en el futuro. ¿Queremos aprender a lidiar con el flujo de letras en un día? Menos flujo es más fácil. No tengas miedo de perderte algo importante. La información realmente necesaria te llegará de otra manera y aparecerá frente a ti al menos una vez más.
  2. Con archivos adjuntos. Esto puede ser un aviso de la necesidad de pagar por algo o información para el trabajo actual o futuro. Para tales letras es útil crear carpetas separadas, pero sin fanatismo. ¿Demasiadas carpetas? Simplificar Para encontrar algo necesario más adelante, no necesita mil carpetas, sino la capacidad de usar las funciones de búsqueda del remitente.
  3. Responde como desees. La respuesta parece ser opcional, pero a veces la cortesía es útil. Entonces actúa únicamente sobre la situación.
  4. Con tiempo para revisar. Es interesante leer, pero no necesariamente. Trate de referirse a esta y a las categorías anteriores tantas letras como sea posible. Esta es la clave para un manejo eficiente del correo.
  5. Necesito responder hoy. Todo es simple: tome y responda ahora, si algo es absolutamente urgente, o al final de la jornada laboral.
  6. Necesito responder, pero no hoy. La belleza del correo electrónico es que no es un chat o un teléfono. Nadie espera y no debe esperar una pronta respuesta por correo electrónico, si esto no se menciona en el encabezado de la carta. Si se llama a un día para una respuesta, o si usted mismo sabe y comprende cuánto tiempo necesita dar una respuesta, coloque dichas letras en la carpeta correspondiente. Por ejemplo, "Responder el lunes", "Responder el martes" y así sucesivamente. Ahora cree una lista de verificación que contenga el elemento "En la mañana, procesar el correo retrasado para hoy". Para tales fines, también hay herramientas de automatización especializadas: RightInbox para Gmail, FollowUpThen.com y FollowUp.cc.
  7. Carta incomprensible. Hay cartas que son difíciles de atribuir a una de las categorías. No se atormente con reflexiones y acepte remitir dichas cartas a una de las categorías enumeradas anteriormente.

Basados ​​en esta clasificación, necesitaremos carpetas para las categorías No. 2, 3, 4 y 6.

Reglas de procesamiento de correo electrónico

  • Permita 30 minutos al final de la jornada laboral para llevar la bandeja de entrada a cero. Es más efectivo que tratar de responder instantáneamente a cada letra. La gente no es multitarea. Menos distracciones y cambio - mayor eficiencia.
  • ¿Qué hacer con las cartas urgentes? Establece un intervalo con el que marca la casilla durante el día. Por ejemplo, una vez por hora. Marque la casilla de letras importantes urgentes y, si no hay ninguna, vuelva al trabajo. Recuerde la ventaja del correo: no es un medio para la interacción instantánea. Es posible que el problema mencionado en una de las cartas no urgentes se resuelva sin su participación al final del día, o al final del día recibirá más información, lo que resolverá el problema de manera más rápida y eficiente.
  • En cualquier momento en que no revise el correo, mantenga el correo cerrado. Deshabilitar las notificaciones. Deshazte de la distracción contemplando el número de letras entrantes. Ahora tiene otro trabajo y aún no ha llegado el momento del correo. En momentos de duda sobre la corrección de tal enfoque, recuerde: no está en una planta de energía nuclear, pero incluso si estuviera en ella, se le habría informado sobre el sobrecalentamiento del reactor en cualquier caso, no por correo electrónico.
  • Use su deseo de terminar el día laboral a tiempo para acelerar el procesamiento del correo. Es por eso que se recomienda desarmar la bandeja de entrada a cero al final del día. Tienes 30 minutos, y quieres terminar todo rápidamente. De hecho, resulta un tipo de juego, pero también puedes gamificar a propósito el procesamiento del correo electrónico.
  • Escribe brevemente y al punto.
  • Sé positivo y amable. Los correos electrónicos son capaces de construir y destruir relaciones. En lugar de abordar los temas realmente importantes, las personas a veces intentan llamar a su oponente como un idiota de la manera más delicada y oculta, y todo el texto se basa en esto. No hay nada extraño en expresar su mensaje positivo al destinatario con una pequeña frase agradable en el cuerpo de la carta. Tu amistad volverá a ti y la correspondencia será mucho más significativa y efectiva.
  • Tienes que rastrillar las letras en el orden inverso. Y la única manera. Parece más lógico comenzar con letras más antiguas, pero nuestro objetivo es cero bandejas de entrada, lo que significa que llegaremos a la primera letra que recibimos antes del final de la jornada laboral. Si te entregas y empiezas a dejar las últimas cartas recibidas hoy para mañana, toda la técnica deja de funcionar. ¿Por qué incluso necesitas estudiar el trabajo competente con el correo, si no sigues la regla fundamental? Sigue trabajando como antes, y sufre.
  • Abra solo las letras necesarias, enviando al archivo o para borrar el resto. Nosotros también abusamos de las suscripciones a cosas innecesarias (la suscripción a Pc-Articles, por el contrario, es muy necesaria) y como resultado obtenemos más información de la que podemos leer. ¿Cómo distinguir las letras necesarias? Hay una regla simple, pero muy efectiva: abra solo aquellas cartas que se dirigen a una persona específica para usted personalmente. El resto, en una de las categorías descritas al principio del artículo sobre la situación.
  • Crear plantillas. A menudo las respuestas a las letras son bastante estándar, es decir, se escribe lo mismo. ¿Te has dado cuenta de que escribes esta frase a menudo? Cree una plantilla para copiar y pegar rápidamente o créela en el propio servicio de correo.
  • Si el correo se procesa y aún hay tiempo, debe usarlo de manera eficiente. Entramos en la categoría de letras número 3, 4 y 6, e imponemos orden allí.

Este tutorial, que, como notó, se basa en la clasificación adecuada, es una excelente adición a los consejos de correo más generales del CEO de LinkedIn, Jeff Weiner. Además, no te pierdas los 10 consejos de correo de Leo Babauts. De hecho, hay muchas formas adicionales de aprovechar al máximo el correo electrónico. Pruebe técnicas que sean aplicables a usted mismo, analice los resultados y no olvide dejar sus propios consejos sobre cómo mejorar la eficiencia del trabajo con correo electrónico en los comentarios.

Crédito de la imagen: Carlo Mirante vía Compfight cc
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